5 de febrero de 2025
La Ley 18/2022, conocida como la Ley Ley Crea y Crece, introduce el uso de la factura electrónica obligatoria en España y se establece este sistema como el único que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Este sistema de factura electrónica B2B busca, entre otros objetivos, combatir la morosidad y fomentar la digitalización empresarial, además de mejorar la eficiencia de las transacciones comerciales.
¿Qué es la factura electrónica?
La facturación electrónica es un proceso integral que abarca la emisión, envío, recepción y archivo de facturas en formato digital.
La factura electrónica obligatoria cumple con los mismos requisitos legales que las facturas en papel, pero se emite y recibe en formato electrónico. Es por ello por lo que la factura electrónica debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad desde el momento de su expedición y durante todo el periodo de conservación.
¿Cuáles son los objetivos de la factura electrónica obligatoria?
La Ley 18/2022 establece en su artículo 12 la obligación de que todas las empresas y autónomos expidan y remitan facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos, con el objetivo de:
- Reducir la morosidad comercial y facilitar un seguimiento más eficiente de las facturas y sus plazos de pago.
- Impulsar la digitalización, promoviendo la adopción de tecnologías digitales en los procesos administrativos de las empresas.
- Aumentar la transparencia fiscal, mejorando el control y la trazabilidad de las operaciones económicas.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria en España?
Después de la que parece inminente aprobación de la nueva normativa, comenzará la cuenta atrás para la implementación de la facturación electrónica obligatoria. Si su aprobación se concreta en 2025, el calendario de adaptación será el siguiente:
- Empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán hacer la transición en un plazo máximo de 12 meses, lo que nos situaría en 2026.
- Empresas con una facturación anual inferior a 8 millones de euros: tendrán hasta 24 meses para cumplir con la nueva obligación, es decir, hasta 2027.
¿Qué autónomos deberán utilizar la factura electrónica?
La obligación de la factura electrónica B2B solo se aplica en operaciones entre empresas y profesionales autónomos. Esto significa que las facturas dirigidas a clientes particulares quedan excluidas de esta normativa. Por ejemplo, un electricista autónomo que preste su servicio en una vivienda particular podrá hacer la factura en papel. En cambio, si el servicio lo ha llevado a cabo en las instalaciones de una empresa, estará obligado a emitir factura electrónica.
Asimismo, la normativa tampoco afecta a las facturas simplificadas ni a los tickets emitidos por comercios a sus clientes finales. Estos documentos seguirán funcionando como hasta ahora en transacciones con particulares.
Preparación para el cambio a la factura electrónica obligatoria
Para adaptarse a la nueva normativa, las empresas y autónomos deben tomar medidas proactivas para evitar contratiempos y garantizar una transición fluida a la facturación electrónica:
- Consulta con expertos: Habla con tu gestoría de confianza y busca el asesoramiento de una empresa de servicios de informática para garantizar una transición sin problemas y establece un cronograma para la implementación gradual de la facturación electrónica antes de la fecha límite.
- Evaluación de sistemas actuales: Analiza si los sistemas de facturación existentes en tu negocio pueden adaptarse a los nuevos requisitos o si es necesario adquirir nuevas soluciones.
- Asegúrate un buen servicio de mantenimiento informático: El mantenimiento informático para empresas no es un gasto, sino una inversión clave, a día de hoy, para garantizar la eficiencia, productividad, seguridad y rentabilidad de cualquier negocio. Un buen servicio de mantenimiento informático no solo actúa en caso de fallo, sino que supervisa constantemente el estado de los sistemas, minimizando las posibilidades de errores.
- Formación del personal: Capacita a los empleados en el uso de los nuevos sistemas y procesos de facturación electrónica.
Requisitos técnicos y legales: ¿Qué necesita tu empresa para cumplir con la facturación electrónica?
Para cumplir con la nueva normativa, las empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación a los estándares establecidos por la Agencia Tributaria (AEAT). Algunos de los requisitos clave incluyen:
- Uso de software certificado: Las empresas deberán utilizar programas de facturación electrónica homologados por la Agencia Tributaria y que hayan sido certificados por sus desarrolladores.
- Formatos estandarizados: Se permitirán formatos como XML CII, UBL, EDIFACT y Facturae, que ofrecen una estructura más compleja y un rastreo más efectivo de las transacciones.
- Código QR: Todas las facturas deberán incorporar un código QR único que permitirá que tanto los destinatarios de las facturas como la Agencia Tributaria accedan a los datos fiscales del emisor.
- Integridad y trazabilidad: Los sistemas deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Comunicación inmediata: La simple anotación de una factura en el sistema conlleva automáticamente su comunicación a la AEAT.
Ayudas y subvenciones para la implementación de la factura electrónica
Para facilitar la transición hacia la facturación electrónica obligatoria, se ofrecen diversas ayudas para negocios y pymes:
- Kit Digital: Programa de ayudas para la digitalización de pymes y autónomos, que incluye el bono de facturación electrónica, además de otras soluciones como el Desarrollo de sitio Web y Presencia en internet o Creación de un comercio electrónico.
- Software gratuito: Algunas empresas tecnológicas han desarrollado versiones gratuitas de sus programas de facturación para ayudar a familiarizarse a las pymes en esta transición.