18 de julio de 2026
La inteligencia artificial ha dejado de ser una tecnología exclusiva de las grandes compañías para convertirse en una herramienta habitual en el día a día de miles de empresas. Soluciones como ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini o Claude permiten redactar documentos, analizar información, automatizar tareas, generar ideas o mejorar la atención al cliente en cuestión de segundos.
Sin embargo, junto a estas ventajas también surgen importantes responsabilidades legales. Muchas organizaciones comienzan a utilizar estas herramientas sin ser plenamente conscientes de que pueden estar compartiendo información confidencial, datos personales de clientes o documentación interna que debe protegerse conforme a la normativa vigente.
Por ello, contar con un servicio especializado en protección de datos para empresas resulta fundamental para implantar soluciones de inteligencia artificial de forma segura, garantizar el cumplimiento de la legislación y reducir los riesgos derivados de un uso inadecuado.
La inteligencia artificial ya forma parte de la empresa
Cada vez más departamentos utilizan herramientas basadas en inteligencia artificial para agilizar su trabajo diario. Lo que hace unos años parecía una tecnología reservada a perfiles técnicos, actualmente está al alcance de cualquier profesional mediante aplicaciones sencillas y accesibles.
Algunos de los usos más habituales de la inteligencia artificial en las empresas son:
- Redacción de correos electrónicos y comunicaciones internas.
- Creación de propuestas comerciales y presentaciones.
- Generación de contenidos para páginas web y redes sociales.
- Análisis y organización de información.
- Atención al cliente mediante asistentes virtuales.
- Automatización de procesos administrativos.
- Traducción y resumen de documentos.
- Elaboración de informes y borradores.
- Apoyo en procesos de selección de personal.
- Generación de ideas para campañas de marketing.
Estas aplicaciones permiten ahorrar tiempo, reducir tareas repetitivas y mejorar la productividad. No obstante, también pueden implicar el tratamiento de datos personales, información empresarial confidencial o documentos protegidos, lo que obliga a adoptar medidas de seguridad y establecer procedimientos adecuados.
¿Qué datos se comparten con la inteligencia artificial sin darse cuenta?
Uno de los principales problemas aparece cuando los empleados introducen información en herramientas de inteligencia artificial sin valorar previamente su contenido. En muchos casos, se comparten datos aparentemente inofensivos que, en realidad, permiten identificar a clientes, empleados, proveedores o colaboradores.
Entre los ejemplos más habituales se encuentran:
- Listados de clientes con nombres, teléfonos o direcciones de correo electrónico.
- Contratos que contienen datos personales o condiciones confidenciales.
- Presupuestos y facturas.
- Currículums de candidatos.
- Información sobre empleados.
- Datos financieros o bancarios.
- Informes médicos o información relacionada con la salud.
- Conversaciones comerciales con clientes.
- Documentación jurídica.
- Bases de datos completas.
Por ejemplo, un trabajador puede copiar un correo electrónico recibido de un cliente y pedir a ChatGPT que redacte una respuesta. Si antes no elimina el nombre, el correo electrónico, el teléfono, la firma o cualquier otra información identificativa, podría estar compartiendo datos personales con un proveedor externo.
Aunque muchas plataformas incorporan medidas de seguridad y opciones de privacidad, la empresa sigue siendo responsable del tratamiento de los datos. Por tanto, debe conocer qué información se introduce, para qué se utiliza, durante cuánto tiempo se conserva y qué condiciones ofrece cada proveedor.
Principales riesgos del uso de la inteligencia artificial
La incorporación de la inteligencia artificial ofrece ventajas importantes, pero también implica nuevos riesgos que deben identificarse antes de implantar estas herramientas en la organización.
Pérdida de confidencialidad
Introducir información sensible en una plataforma externa puede provocar que datos que deberían permanecer dentro de la empresa queden almacenados o sean tratados por terceros.
Este riesgo afecta especialmente a contratos, estrategias comerciales, datos de clientes, documentación financiera, códigos de acceso, informes internos y cualquier información protegida por acuerdos de confidencialidad.
Tratamiento inadecuado de datos personales
Cuando una empresa introduce datos personales en una herramienta de inteligencia artificial, se produce un tratamiento de información que debe estar justificado y cumplir los principios de la normativa de protección de datos.
La organización debe valorar si existe una base jurídica adecuada, si el tratamiento es necesario y si el proveedor ofrece garantías suficientes.
Falta de control interno
Muchas empresas permiten que cada trabajador utilice las herramientas que considere convenientes. Esta situación puede provocar que se usen aplicaciones no autorizadas, cuentas personales o servicios gratuitos sin garantías suficientes.
La ausencia de una política interna también dificulta conocer qué herramientas se están utilizando y qué información se está compartiendo.
Información incorrecta o desactualizada
Las herramientas de inteligencia artificial generativa pueden producir respuestas aparentemente correctas, pero que contienen errores, datos inventados o información desactualizada.
Por ello, cualquier documento generado mediante inteligencia artificial debe ser revisado por una persona con conocimientos suficientes antes de utilizarse o enviarse a terceros.
Decisiones automatizadas sin supervisión
El uso de inteligencia artificial en procesos de contratación, evaluación de empleados, concesión de servicios o segmentación de clientes puede afectar directamente a las personas.
En estos casos, la empresa debe prestar especial atención a la transparencia, la supervisión humana y la posibilidad de que el sistema genere resultados discriminatorios o injustificados.
Riesgos reputacionales
Una filtración de información, una respuesta incorrecta enviada a un cliente o un uso poco transparente de la inteligencia artificial puede afectar gravemente a la reputación de la empresa.
La confianza de clientes y colaboradores puede verse comprometida si la organización no demuestra que utiliza estas tecnologías de forma responsable.
¿Qué dice la normativa sobre inteligencia artificial y protección de datos?
La utilización de inteligencia artificial en el entorno empresarial no se desarrolla al margen de la legislación. Las organizaciones deben cumplir tanto la normativa de protección de datos como las obligaciones específicas relacionadas con los sistemas de inteligencia artificial.
Entre las principales referencias normativas se encuentran:
- El Reglamento General de Protección de Datos.
- La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
- El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.
- Las normas relacionadas con la seguridad de la información, los consumidores y los derechos laborales.
El Reglamento General de Protección de Datos establece principios como la licitud, la transparencia, la minimización de datos, la limitación de la finalidad y la seguridad de la información.
Esto significa que una empresa no debería introducir datos personales en una herramienta de inteligencia artificial simplemente porque resulte cómodo. Antes debe comprobar si ese tratamiento es necesario, si está permitido y si se han aplicado las medidas adecuadas.
Por su parte, la normativa europea sobre inteligencia artificial establece obligaciones diferentes en función del nivel de riesgo de cada sistema. No presenta las mismas implicaciones utilizar una herramienta para corregir un texto que emplear un algoritmo para seleccionar candidatos, evaluar trabajadores o tomar decisiones que afecten a los derechos de las personas.
Buenas prácticas para utilizar ChatGPT y otras herramientas de IA
Adoptar una serie de medidas preventivas permite aprovechar las ventajas de la inteligencia artificial y reducir los riesgos legales, técnicos y reputacionales.
No introducir datos personales innecesarios
Antes de copiar cualquier información en una herramienta de inteligencia artificial, es necesario revisar si contiene nombres, teléfonos, direcciones, correos electrónicos, números de identificación o cualquier otro dato que permita identificar a una persona.
Si estos datos no son necesarios para obtener el resultado deseado, deben eliminarse.
Anonimizar la información
Cuando sea necesario trabajar con un caso real, la información puede sustituirse por datos ficticios o referencias genéricas.
En lugar de incluir el nombre de un cliente, puede utilizarse una expresión como “Cliente A”. También es recomendable eliminar números de expediente, direcciones, documentos identificativos y cualquier otro elemento que permita reconocer a la persona.
Crear una política interna de inteligencia artificial
La empresa debe definir unas normas claras sobre el uso de estas herramientas. Esta política puede indicar:
- Qué aplicaciones están autorizadas.
- Qué cuentas deben utilizarse.
- Qué información no puede compartirse.
- Qué departamentos pueden utilizar cada herramienta.
- Qué resultados requieren revisión humana.
- Cómo deben comunicarse las incidencias.
- Quién es responsable de supervisar su utilización.
El objetivo no debe ser prohibir completamente la inteligencia artificial, sino proporcionar un marco seguro para utilizarla.
Revisar las condiciones de cada proveedor
No todas las herramientas ofrecen las mismas condiciones de privacidad. Antes de contratar o autorizar un servicio, conviene analizar aspectos como:
- La ubicación de los servidores.
- La conservación de las conversaciones.
- El uso de los datos para entrenar modelos.
- Las opciones para desactivar el historial.
- La posibilidad de eliminar la información.
- Las medidas de seguridad aplicadas.
- La existencia de contratos para clientes empresariales.
Utilizar cuentas corporativas
Siempre que sea posible, las empresas deberían evitar que los trabajadores utilicen cuentas personales para gestionar información profesional.
Las versiones empresariales suelen proporcionar un mayor control administrativo, mejores condiciones de privacidad y opciones para gestionar accesos, permisos y configuraciones de seguridad.
Revisar siempre los resultados
La inteligencia artificial debe entenderse como una herramienta de apoyo. Los textos, informes, cálculos o recomendaciones generados deben comprobarse antes de utilizarlos.
Esta revisión es especialmente importante cuando el contenido afecta a cuestiones legales, laborales, financieras, médicas o contractuales.
Limitar los accesos
No todos los empleados necesitan acceder a las mismas herramientas ni utilizar las mismas funciones. Aplicar permisos según las responsabilidades de cada puesto reduce los riesgos y facilita el control interno.
La importancia de formar a los empleados
La mayor parte de los incidentes relacionados con la protección de datos no se produce por una acción intencionada, sino por desconocimiento o falta de instrucciones claras.
Un trabajador puede copiar un contrato en un asistente de inteligencia artificial para resumirlo, introducir una base de datos para preparar una campaña comercial o compartir un currículum para obtener una valoración. Aunque el objetivo sea mejorar su productividad, estas acciones pueden comprometer información sensible.
Por este motivo, la formación debe explicar con ejemplos prácticos:
- Qué se considera un dato personal.
- Qué información es confidencial.
- Qué herramientas están autorizadas.
- Cómo anonimizar documentos.
- Qué contenidos no deben introducirse.
- Cómo revisar las respuestas generadas.
- Qué hacer cuando se produce una incidencia.
La formación no debería limitarse a una sesión inicial. La tecnología cambia rápidamente y aparecen nuevas herramientas, funcionalidades y riesgos, por lo que resulta conveniente actualizar periódicamente los conocimientos de los equipos.
¿Es necesario realizar una evaluación de impacto?
En determinados proyectos puede ser necesario analizar de forma detallada los riesgos que el uso de la inteligencia artificial supone para los derechos y libertades de las personas.
Esta evaluación cobra especial importancia cuando se tratan grandes cantidades de datos, se utilizan categorías especialmente protegidas, se elaboran perfiles o se toman decisiones automatizadas con consecuencias relevantes.
La evaluación debe identificar los riesgos, analizar su gravedad y establecer medidas para reducirlos. También permite documentar que la empresa ha valorado las implicaciones del proyecto antes de ponerlo en funcionamiento.
Auditorías y revisión periódica de las herramientas utilizadas
La implantación de soluciones de inteligencia artificial no debe considerarse un proceso puntual. Las aplicaciones cambian, aparecen nuevas funciones y los empleados pueden comenzar a utilizar herramientas sin informar a los responsables de la organización.
Por este motivo, conviene realizar revisiones periódicas para comprobar:
- Qué aplicaciones de inteligencia artificial utiliza la empresa.
- Qué departamentos y empleados tienen acceso.
- Qué datos se están introduciendo.
- Qué proveedores intervienen en el tratamiento.
- Qué medidas de seguridad se aplican.
- Si existen contratos y garantías suficientes.
- Si los procedimientos internos se siguen correctamente.
- Si han aparecido nuevos riesgos.
Estas auditorías permiten corregir prácticas inadecuadas y adaptar los procedimientos conforme evolucionan la tecnología, la actividad de la empresa y la normativa.
Jokkar, un aliado para implantar la inteligencia artificial con garantías
La adopción de soluciones basadas en inteligencia artificial requiere encontrar un equilibrio entre innovación, seguridad y cumplimiento normativo. No basta con conocer las herramientas disponibles; también es necesario comprender cómo afectan a la privacidad, al tratamiento de datos personales y a las obligaciones legales de cada organización.
En este contexto, Jokkar se posiciona como una empresa especializada en protección de datos y en la adaptación de las organizaciones a las nuevas prácticas relacionadas con la inteligencia artificial.
Su asesoramiento puede ayudar a las empresas a revisar las herramientas que utilizan, crear políticas internas, formar a los trabajadores, analizar los contratos con proveedores y establecer procedimientos para el uso responsable de soluciones como ChatGPT, Copilot, Gemini y otras plataformas de inteligencia artificial generativa.
Para las organizaciones que buscan un asesoramiento cercano y especializado, los servicios de proteccion de datos en murcia permiten afrontar con mayores garantías los retos legales y organizativos asociados a estas nuevas tecnologías.
El acompañamiento profesional resulta especialmente útil para evitar que la adopción de la inteligencia artificial se produzca de manera descontrolada o sin tener en cuenta los riesgos derivados del tratamiento de información.
Conclusión
La inteligencia artificial representa una oportunidad importante para mejorar la productividad, automatizar procesos y fomentar la innovación dentro de las empresas. Sin embargo, su implantación debe realizarse de forma responsable y alineada con la normativa sobre protección de datos.
Crear procedimientos internos, formar a los empleados, revisar las condiciones de los proveedores y mantener una supervisión humana permite aprovechar estas tecnologías sin poner en riesgo la información de clientes, trabajadores o colaboradores.
La innovación y la protección de datos no son conceptos opuestos. Cuando se gestionan correctamente, pueden convertirse en una ventaja competitiva que aporte eficiencia, confianza, seguridad y valor a largo plazo.
